Umowa na sprzątanie: 9 zapisów, które chronią firmę sprzątającą, a nie tylko zarządcę

Dlaczego umowa jest ważniejsza niż oferta

Oferta zdobywa obiekt, umowa decyduje, czy na nim zarobisz. Najczęstszy scenariusz w branży: firma wygrywa zebranie dobrą ofertą, podpisuje umowę przygotowaną przez zarządcę, a po roku okazuje się, że płaca minimalna wzrosła o 7%, zakres „trochę się rozszerzył”, faktury płacone są po 60 dniach, a wypowiedzenie można dostać z dnia na dzień. Każdy z tych problemów da się zamknąć jednym akapitem, zanim podpiszesz.

Poniżej dziewięć zapisów, które wpisuję do każdej umowy albo dopisuję aneksem do umowy zarządcy. Przy każdym podaję, co się dzieje, gdy go nie ma.

1. Zakres i częstotliwość jako załącznik, nie zdanie w umowie

„Sprzątanie części wspólnych budynku” to zaproszenie do sporu. Zakres ma być załącznikiem: lista czynności, częstotliwość, strefy, z harmonogramem i tym samym grafikiem czynności, który wisi w gablocie. Bez tego zarządca po pół roku uzna, że okna, piwnica i śmietnik „zawsze były w cenie”. Z tym: każda zmiana zakresu to aneks z nową ceną, nawet jeśli różnica to 50 zł.

2. Waloryzacja o wzrost płacy minimalnej

Najważniejszy zapis w tej branży. Płaca minimalna rośnie co roku (w 2026 roku do 4 806 zł brutto), a pracownik to 70–80% kosztu obiektu. Umowa na dwa lata bez waloryzacji to umowa, do której w drugim roku dokładasz. Zapis: „Wynagrodzenie podlega corocznej waloryzacji od 1 stycznia o wskaźnik wzrostu minimalnego wynagrodzenia za pracę ogłoszony na dany rok.” Zarządca rozumie ten argument, bo sam ma go w umowach z innymi dostawcami. Jeśli nie zgadza się na automat, wpisz przynajmniej prawo do renegocjacji ceny raz w roku z 30-dniowym wyprzedzeniem.

3. Okres próbny i wypowiedzenie, które działa w obie strony

Trzy miesiące próbne z dwutygodniowym wypowiedzeniem dla obu stron, potem umowa na czas nieokreślony z trzymiesięcznym wypowiedzeniem ze skutkiem na koniec miesiąca. Dlaczego trzy miesiące: tyle potrzebujesz, żeby przeorganizować ludzi, kiedy obiekt odchodzi, i tyle zarządca potrzebuje, żeby znaleźć następną firmę. Wypowiedzenie „z dnia na dzień” albo „z tygodniowym okresem” zostaw w umowie tylko wtedy, gdy dotyczy obu stron i tylko w okresie próbnym.

4. Prace dodatkowe osobno, z cennikiem

Mycie okien, pranie wykładzin, sprzątanie po remoncie, odśnieżanie, dezynfekcja po zalaniu, sprzątanie po imprezie wspólnoty: wszystko poza stałym zakresem wyceniane osobno. Najlepiej załącz cennik prac dodatkowych do umowy (stawka za m² okna, za roboczogodzinę interwencji), żeby nie negocjować ceny w dniu, w którym zarządca dzwoni z awarią. Zapis: „Prace nieobjęte załącznikiem nr 1 wykonywane są na odrębne zlecenie według cennika stanowiącego załącznik nr 2.”

5. Termin płatności i odsetki

Wspólnoty płacą 14–30 dni, czasem 60. Pracownikom płacisz 10. dnia miesiąca. Jeśli umowa mówi „płatność 30 dni od doręczenia faktury”, a faktura „doręczona” jest, kiedy księgowa zarządcy ją otworzy, finansujesz obiekt przez dwa miesiące. Wpisz: termin 14 dni od daty wystawienia faktury, faktura przesyłana e-mailem na wskazany adres (uznana za doręczoną w dniu wysłania), odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych i prawo wstrzymania usługi po 30 dniach zwłoki po pisemnym wezwaniu. Ten ostatni zapis rzadko trzeba stosować, ale sam fakt, że jest, skraca terminy płatności.

6. Kary umowne: symetryczne i z procedurą

Zarządcy wpisują kary za „nienależyte wykonanie”: 10% faktury za każdą reklamację. Zgoda na kary, ale pod trzema warunkami: reklamacja zgłoszona pisemnie (e-mail wystarczy) w ciągu 24 godzin od stwierdzenia, wykonawca ma 24 godziny robocze na usunięcie, kara naliczana tylko, gdy usterka nie została usunięta w terminie. Do tego górny limit kar w miesiącu (np. 20% wynagrodzenia miesięcznego) i symetria: kara dla zamawiającego za rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Karta kontroli z podpisem po stronie klienta to Twój dowód w każdym sporze o karę.

7. Klucze, kody, pomieszczenie i media

Umowa ma mówić, kto przekazuje klucze i kody (protokół), gdzie pracownik trzyma sprzęt i chemię (pomieszczenie gospodarcze z zamkiem) i kto płaci za wodę i prąd zużyte przy sprzątaniu (zamawiający; to standard, ale wpisz). Zgubione klucze to osobny punkt: koszt wymiany wkładek ponosi wykonawca, ale tylko gdy zgubienie nastąpiło z winy jego pracownika, a zarządca ma zgłosić to w 24 godziny. Bez tego zapisu po roku dostaniesz fakturę za wymianę zamków w całym budynku, bo „ktoś kiedyś zgubił”.

8. OC, podwykonawcy i zastępstwa

Zarządca słusznie wymaga polisy OC; wpisz jej sumę i to, że kopię przekazujesz raz w roku. Dopisz, że wykonawca ma prawo realizować usługę przez pracowników i podwykonawców za swoją odpowiedzialnością, oraz że zastępstwo urlopowe nie wymaga zgody zamawiającego. Bez tego zapisu zarządca potrafi żądać „tych samych osób” i blokować urlopy. O tym, jaka polisa naprawdę chroni firmę sprzątającą, piszę w artykule o PKD i OC.

9. Reklamacje i kontakt: jeden kanał, jedna osoba

Kto po stronie zarządcy zgłasza uwagi i kto po Twojej je przyjmuje. Jeden e-mail i jeden telefon, czas reakcji (np. 2 godziny robocze na potwierdzenie, 24 na usunięcie), comiesięczne podsumowanie kontroli, jeśli zarządca sobie życzy. Dzięki temu mieszkaniec nie dzwoni do Twojego pracownika na klatce, a zarządca nie zbiera „uwag z zebrania” przez pół roku, żeby wysypać je przy przedłużaniu umowy.

Wzór umowy na sprzątanie biura i pomieszczeń biurowych: co musi zawierać

Umowa na sprzątanie biura różni się od umowy na osiedle w trzech miejscach. Po pierwsze, godziny: serwis dzienny czy wieczorny, dostęp po godzinach, alarm i klucze, kto odpowiada za zamknięcie. Po drugie, zakres w metrach i strefach: open space, sale konferencyjne, kuchnie, toalety, serwerownia (zwykle wyłączona), z częstotliwością osobno dla każdej strefy i z listą materiałów eksploatacyjnych (papier, mydło, worki), które albo są w cenie, albo rozliczane osobno. Po trzecie, poufność i bezpieczeństwo: klauzula o zachowaniu tajemnicy, lista osób sprzątających z numerami dokumentów na życzenie klienta, zakaz fotografowania dokumentów, procedura zgłaszania zdarzeń. Reszta jest wspólna z dziewięcioma zapisami wyżej: zakres jako załącznik, waloryzacja o płacę minimalną, okres próbny i wypowiedzenie w obie strony, prace dodatkowe z cennikiem, termin płatności, symetryczne kary, OC, reklamacje przez jeden kanał. Umowa zlecenia na sprzątanie biura z osobą fizyczną to inny dokument i inne ryzyko (ZUS, podporządkowanie); dla firmy sprzątającej właściwa jest umowa o świadczenie usług między przedsiębiorcami.

Czego nie podpisywać

Trzy zapisy, które odrzucam zawsze: wyłączność bez minimalnej wartości zamówień (wiążesz ludzi, a zarządca nie gwarantuje obiektów), cesja praw do umowy bez zgody wykonawcy (obiekt zmienia zarządcę, a Ty zostajesz z warunkami, których nie negocjowałeś) oraz obowiązek „utrzymania czystości” jako rezultatu zamiast wykonania czynności według załącznika. Czystość jest subiektywna, lista czynności nie.

Zastrzeżenie i wzór

Nie jestem prawnikiem i to nie jest porada prawna. To lista z praktyki wykonawcy. Wzór umowy z tymi dziewięcioma zapisami jest w dokumentach do pobrania: użyj go jako punktu wyjścia i pokaż prawnikowi przed pierwszym podpisem, zwłaszcza zapisy o karach i odsetkach, które zależą od tego, czy drugą stroną jest wspólnota, spółdzielnia, firma czy podmiot publiczny. Jeśli zarządca przysłał Ci swoją umowę i nie wiesz, które punkty negocjować, napisz, przejrzę ją pod kątem tych dziewięciu zapisów.

Jeśli zlecenie przychodzi od większej firmy albo sam oddajesz część roboty, stawki i zapisy wyglądają inaczej: opisałem je w artykule o podwykonawstwie w firmie sprzątającej.

Pytania, które dostajemy najczęściej

Co powinien zawierać wzór umowy na sprzątanie biura? Zakres w metrach i strefach z częstotliwością, godziny serwisu i dostęp po godzinach, materiały eksploatacyjne (w cenie czy osobno), klauzulę poufności, listę osób sprzątających na życzenie, OC, waloryzację o płacę minimalną, okres próbny, wypowiedzenie w obie strony, prace dodatkowe z cennikiem i jeden kanał reklamacji.

Umowa na sprzątanie: zlecenie czy umowa o świadczenie usług? Między firmą sprzątającą a klientem właściwa jest umowa o świadczenie usług (B2B). Umowa zlecenia z osobą fizyczną to forma zatrudnienia, z własnymi obowiązkami ZUS i ryzykiem uznania za stosunek pracy; nie służy do obsługi obiektu przez firmę.

Czy wzór umowy na sprzątanie wymaga sprawdzenia przez prawnika? Tak, przed pierwszym użyciem i po każdej zmianie przepisów o płacy minimalnej lub ochronie danych. Wzór porządkuje zakres, ceny i odpowiedzialność; prawnik sprawdza zgodność z prawem i zapisy o karach i wypowiedzeniu.