Zatrudnianie cudzoziemców w firmie sprzątającej w 2026 roku: formalności krok po kroku i to, co w praktyce decyduje, czy ludzie zostają

Trzy drogi do legalnej pracy w 2026 roku

Dla firmy sprzątającej liczą się trzy ścieżki. Pierwsza: powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy, bezpłatne, składane elektronicznie w praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Dotyczy osób, które przebywają w Polsce legalnie; według stanu na 2026 rok dla osób objętych ochroną czasową ta ścieżka ma obowiązywać do 4 marca 2027 roku, a dla pozostałych legalnie przebywających obywateli Ukrainy do 4 marca 2029 roku. Powiadomienia złożone przed 5 marca 2026 zachowują ważność. Zmiana rodzaju umowy albo obniżenie wynagrodzenia wymagają nowego powiadomienia.

Druga: oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, wpisywane do ewidencji przez urząd pracy, opłata 400 zł, praca maksymalnie 24 miesiące. Według rozporządzenia z listopada 2025 roku oświadczenia dotyczą obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy (Gruzja wypadła z listy). Umowa musi być na piśmie, z tłumaczeniem na język zrozumiały dla pracownika, a jej kopię przekazuje się do urzędu przed rozpoczęciem pracy. O podjęciu pracy informujesz w 7 dni, o niepodjęciu w 14.

Trzecia: zezwolenie na pracę od wojewody, dla pozostałych obywatelstw i przy dłuższym zatrudnieniu. Opłaty: 200 zł do 3 miesięcy, 400 zł powyżej 3 miesięcy. Nowa ustawa zniosła test rynku pracy, czyli nie trzeba już udowadniać, że nie ma Polaka na to stanowisko, choć starosta może sporządzić listę zawodów, dla których zezwoleń się nie wydaje. Wnioski składa się przez praca.gov.pl. Praca musi ruszyć w ciągu 12 miesięcy od zezwolenia (6 miesięcy od wpisu oświadczenia), inaczej urząd może odmówić kolejnego.

Niezależnie od ścieżki: wynagrodzenie nie może być niższe od minimalnego (w 2026 roku 4 806 zł brutto miesięcznie, 31,40 zł brutto za godzinę), a zatrudnienie poniżej 1/4 etatu to jeden z nowych powodów odmowy zezwolenia. Szczegóły, które zmieniają się najczęściej (listy państw, terminy, kwoty), sprawdzaj na praca.gov.pl i w Dzienniku Ustaw: ustawa z 20 marca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 621) i rozporządzenia z grudnia 2025 roku.

Czego pilnuje inspekcja i ile kosztuje błąd

Kary za nielegalne powierzenie pracy wynoszą od 3 000 do 50 000 zł, nie mniej niż 3 000 zł za każdego cudzoziemca; za doprowadzenie do nielegalnej pracy (wprowadzenie w błąd, żądanie korzyści) od 6 000 zł. Brak powiadomienia o obywatelu Ukrainy to 1 000–3 000 zł, a mandat inspektora pracy może sięgnąć 10 000 zł. Utrudnianie kontroli i zaleganie ze składkami to od 2025 roku także powód odmowy kolejnych zezwoleń, czyli kara, która zamyka drogę do kolejnych pracowników.

W praktyce kontrola na obiekcie sprawdza cztery rzeczy: dokument pobytowy (paszport, wiza, karta pobytu, w przypadku Ukrainy status w systemie), dokument do pracy (powiadomienie, oświadczenie, zezwolenie), umowę na piśmie z tłumaczeniem i zgłoszenie do ZUS. Do tego dochodzą obowiązki informacyjne: w ciągu 7 dni zgłaszasz, że cudzoziemiec nie podjął pracy przez 2 miesiące albo ją przerwał na tyle; przy jednolitym zezwoleniu na pobyt i pracę w 15 dni informujesz wojewodę o utracie pracy. Najprostsza ochrona to jedna teczka na pracownika z kopiami dokumentów i datami ważności wpisanymi do kalendarza koordynatora, o którym piszę w artykule o koordynatorze w firmie sprzątającej.

Umowa o pracę czy zlecenie

Przepisy nie nakazują umowy o pracę, ale sprzątanie stałego obiektu w stałych godzinach, pod nadzorem koordynatora, z grafikiem czynności, ma cechy stosunku pracy, i inspekcja to widzi. Na stałych obiektach zatrudniam na umowę o pracę, na jednorazówkach i zastępstwach na zlecenie, i to samo zalecam właścicielom, z którymi pracuję. Umowa o pracę daje też to, czego cudzoziemiec szuka najbardziej: stabilność potrzebną do karty pobytu, do kredytu, do sprowadzenia rodziny. Firma, która to rozumie, ma ludzi na lata; firma, która trzyma wszystkich na zleceniach, ma rotację, o której piszę w tekście o rotacji pracowników.

Co decyduje, że cudzoziemiec zostaje w Twojej firmie

Formalności załatwia każdy. Różnica między firmą, w której ludzie z Ukrainy, Białorusi czy Mołdawii pracują od pięciu lat, a firmą, w której zmieniają się co kwartał, jest w czterech rzeczach, i żadna nie kosztuje dużo.

Dokumenty w języku pracownika. Zakres obowiązków, grafik czynności i karta kontroli przetłumaczone na ukraiński lub rosyjski, w gablocie na obiekcie i w telefonie. Pracownik, który rozumie, za co odpowiada, nie wymyśla pracy i nie boi się kontroli. Wzory, które tłumaczymy, są w bazie dokumentów.

Jedna osoba, która mówi w jego języku. Nie musi to być koordynator; wystarczy pracownik prowadzący obiekt, który tłumaczy zasady pierwszego dnia i odbiera telefon, kiedy coś niejasne. W większości firm, które znam, to naturalny kandydat na brygadzistę, o czym piszę przy szkoleniu pracowników.

Pomoc w formalnościach pobytowych. Zaświadczenie o zatrudnieniu w dwa dni, nie w dwa tygodnie. Informacja, kiedy kończy się ważność dokumentu, zanim skończy się naprawdę. Umowa, która pozwala złożyć wniosek o kartę pobytu. To są rzeczy, za które pracownicy są lojalni bardziej niż za 200 zł podwyżki.

Wypłata na czas i rozliczenie zastępstw w tym samym miesiącu. Dla osoby, która wysyła pieniądze rodzinie, spóźniona wypłata to nie niedogodność, tylko powód do odejścia.

Trzy błędy, które widzę najczęściej

Pośrednik „załatwia wszystko”, a pracownik nie wie, u kogo pracuje. Jeśli ludzie na Twoim obiekcie są zatrudnieni przez agencję, Ty i tak odpowiadasz przed klientem za jakość, a przy kontroli musisz wiedzieć, kto ma jakie dokumenty. Agencja ma sens przy szczytach, nie przy stałej obsłudze; o podziale ryzyka piszę w artykule o podwykonawstwie.

Zatrudnienie „na próbę” bez dokumentu do pracy. Tydzień bez powiadomienia albo oświadczenia to pełna kara, a od 2025 roku także wpis, który utrudnia kolejne zezwolenia. Dokument najpierw, praca potem; procedura elektroniczna trwa dni, nie tygodnie.

Jedna stawka dla wszystkich, niezależnie od obiektu i zmiany. Praca nocna, weekendy i hale produkcyjne mają dodatki, a cudzoziemiec, który porówna pasek z kolegą z innej firmy, odejdzie bez rozmowy. Pełny koszt pracownika z dodatkami ma być w cenie dla klienta, co opisałem w tekście jak wycenić usługę sprzątania.

Najczęstsze pytania o zatrudnianie cudzoziemców w firmie sprzątającej

Ile kosztuje zatrudnienie cudzoziemca w firmie sprzątającej w 2026 roku? Powiadomienie dla obywatela Ukrainy jest bezpłatne, oświadczenie o powierzeniu pracy kosztuje 400 zł, zezwolenie na pracę 200 zł (do 3 miesięcy) lub 400 zł (dłużej). Do tego koszt tłumaczenia umowy i dokumentów oraz pełny koszt pracownika jak przy obywatelu polskim.

Czy w 2026 roku trzeba robić test rynku pracy? Nie. Ustawa obowiązująca od 1 czerwca 2025 roku zniosła test rynku pracy; starosta może jednak prowadzić listę zawodów, dla których zezwoleń się nie wydaje. Sprawdź to w swoim powiecie przed złożeniem wniosku.

Jak zatrudnić obywatela Ukrainy w firmie sprzątającej? Sprawdź legalność pobytu, podpisz umowę na piśmie i złóż powiadomienie w praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Powiadomienie jest bezpłatne; zmiana rodzaju umowy lub obniżenie pensji wymagają nowego.

Jakie kary grożą za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca? Od 3 000 do 50 000 zł, nie mniej niż 3 000 zł za każdą osobę; za brak powiadomienia o obywatelu Ukrainy 1 000–3 000 zł; mandat inspektora pracy do 10 000 zł. Zaleganie ze składkami lub utrudnianie kontroli to także powód odmowy kolejnych zezwoleń.

Jeśli zatrudniasz cudzoziemców i chcesz ułożyć wdrożenie, dokumenty w ich języku i kontrolę tak, żeby ludzie zostawali, napisz; zaczynamy od rozmowy z Tobą i z Twoimi pracownikami.