Jak wycenić usługę sprzątania, żeby nie dokładać do kontraktu

Dlaczego „cena za m²” to wynik, a nie punkt wyjścia

Zarządca pyta: „ile za metr?”. Większość firm odpowiada liczbą z głowy, bo konkurencja bierze 3 zł. Problem w tym, że 3 zł/m² przy codziennym serwisie biura i 3 zł/m² przy dwóch wizytach tygodniowo na klatce to dwa różne światy. Cena za metr ma wyjść z kalkulacji, a nie ją zastępować.

Kalkulacja ma pięć składników. Omawiam je w kolejności, w jakiej liczę każdą ofertę.

1. Roboczogodziny z wydajności, nie z intuicji

Pierwsze pytanie brzmi nie „ile osób”, tylko „ile metrów na godzinę”. Wydajność zależy od typu obiektu i stopnia zapełnienia:

Typ obiektu	Wydajność (m²/h)	Uwagi
Biuro open space, codzienny serwis	180–250	mniej, jeśli dużo biurek i kuchni
Biuro gabinetowe	140–180	drzwi, kosze, więcej powierzchni poziomych
Klatka schodowa	100–160	schody liczymy jako 1,5 powierzchni
Hala, magazyn (maszynowo)	300–500	zależy od szerokości maszyny
Przedszkole, szkoła	120–160	dezynfekcja, zabawki, sanitariaty

Przykład: biuro 1 200 m², serwis 5 dni w tygodniu, wydajność 180 m²/h. Jedna wizyta to 1 200 / 180 = 6,7 h. Miesiąc ma średnio 4,33 tygodnia, więc 6,7 × 5 × 4,33 = 145 roboczogodzin miesięcznie.

2. Pełny koszt roboczogodziny, nie stawka netto

Najczęstszy błąd początkujących: wpisanie do kalkulacji tego, co pracownik dostaje na rękę. Pełny koszt obejmuje wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy, urlop (ok. 8% czasu), chorobowe, szkolenie i czas koordynatora. Przy umowie o pracę pełny koszt to zwykle 1,45–1,6 × stawka netto. Przy umowie zlecenie mniej, ale rotacja wyższa.

W 2026 roku w Warszawie realny pełny koszt roboczogodziny to 34–42 zł. Przyjmijmy 38 zł: 145 h × 38 zł = 5 510 zł robocizny.

3. Trzy narzuty, o których zapomina 80% ofert

• Chemia i materiały eksploatacyjne: 5–8% robocizny przy standardowym biurze. Nie wliczaj tu papieru i mydła, to osobna pozycja refakturowana.
• Sprzęt i amortyzacja: 4–6%. Odkurzacz, wózek, mopy, a przy halach maszyna za 30 tysięcy, która ma żyć pięć lat.
• Zastępstwa i absencje: 6–10%. Ktoś zachoruje, ktoś odejdzie w połowie miesiąca, obiekt i tak ma być czysty. To nie jest „ryzyko”, to pewnik.

Suma narzutów: 19% → 5 510 × 1,19 = 6 557 zł. Dodaj dojazd: 15 zł × 21,7 serwisów = 325 zł. Koszt całkowity: ok. 6 880 zł.

4. Marża, która pozwala przetrwać zimę

Marża 20–25% w kontraktach stałych to norma, poniżej 15% nie ma sensu przy ryzyku reklamacji i wypowiedzeń. Cena = koszt / (1 − marża). Przy 22%: 6 880 / 0,78 = 8 820 zł netto miesięcznie, czyli 7,35 zł/m².

Zbyt dużo? Przy codziennym serwisie biura 1 200 m² w Warszawie ceny rynkowe to 3–6 zł/m². Nasz wynik mówi: albo wydajność jest wyższa (open space 250 m²/h daje 5,3 zł/m²), albo klient potrzebuje serwisu 3 razy w tygodniu, albo nie jest naszym klientem. Kalkulacja ma Ci to powiedzieć przed podpisaniem umowy, nie po.

5. Co zostaje poza kalkulacją (i musi być w ofercie osobno)

Mycie okien, pranie wykładzin, polimeryzacja posadzek, odśnieżanie i materiały higieniczne. Każda z tych pozycji w cenie „w pakiecie” to miejsce, gdzie znika marża. W ofercie dla zarządcy wpisuję je jako osobne pozycje z ceną „od” i częstotliwością.

Zasada, którą powtarzam nowym handlowcom: cena, której nie umiesz rozpisać na składniki w 2 minuty na zebraniu wspólnoty, jest ceną, którą stracisz.

Lista kontrolna przed wysłaniem oferty

1. Wydajność policzona dla tego typu obiektu, nie „średnio”.
2. Stawka to pełny koszt, nie netto.
3. Narzuty: chemia, sprzęt, zastępstwa, dojazd.
4. Marża minimum 20% w kontraktach stałych.
5. Odśnieżanie, okna, wykładziny, higiena poza ceną bazową.
6. Cena za m² sprawdzona z widełkami rynkowymi: jeśli odstaje, wiesz dlaczego.