Cennik zarządzania wspólnotą mieszkaniową: jak zarządca ma policzyć stawkę za m², żeby wygrywać uchwały i nie dokładać do budynków

Co wspólnota rozumie przez „cennik zarządzania”

Zarząd wspólnoty szuka w Google „ile kosztuje zarządzanie wspólnotą mieszkaniową” albo „cennik zarządzania wspólnotą” z nazwą miasta i oczekuje jednej liczby: złotych za metr kwadratowy powierzchni lokali miesięcznie. Na rynku ta liczba waha się orientacyjnie od kilkudziesięciu groszy do około dwóch złotych za m² miesięcznie, w zależności od miasta, wielkości budynku, zakresu i tego, czy w stawce jest księgowość i obsługa techniczna. Wspólnota porównuje tylko tę liczbę. Dlatego cennik zarządcy ma dwa zadania: być policzony od kosztów, żeby zarabiał, i pokazany tak, żeby zarząd widział, co jest w środku, zanim porówna z tańszą ofertą.

Krok 1: policz koszt obsługi jednego budynku, nie stawkę

Stawkę za m² liczy się na końcu. Najpierw koszt miesięczny obsługi konkretnego budynku, bo dwa budynki po 5 000 m² mogą kosztować Cię zupełnie inaczej. Składniki, które warto spisać dla każdego obiektu:

• czas administratora: liczba lokali, liczba zgłoszeń miesięcznie (w starszych budynkach kilka razy więcej), zebrania, obchody, kontakt z zarządem; policz godziny i pomnóż przez koszt godziny pracownika z narzutami,
• księgowość: liczba lokali i kont, windykacja, rozliczenia mediów, sprawozdanie roczne; godziny księgowej,
• obsługa techniczna: przeglądy wymagane prawem (roczne i pięcioletnie budowlane, gazowe, kominiarskie, elektryczne), nadzór nad firmami serwisowymi, odbiory prac; koszt koordynacji, nawet jeśli same przeglądy fakturujesz osobno,
• koszty stałe firmy rozłożone na budynki: biuro, program do zarządzania, ubezpieczenie OC zarządcy, samochody, telefony, licencje,
• rezerwa na to, czego nie widać: awarie w weekend, spór sąsiedzki, kontrola, zmiana zarządu w połowie roku.

Suma podzielona przez powierzchnię lokali daje stawkę kosztową za m². Dopiero do niej dodajesz marżę. Jeśli ta stawka wychodzi wyżej niż to, co dziś masz w umowie, wiesz, do których budynków dokładasz.

Krok 2: ustal, co jest w stawce, a co osobno

Wspólnota przegrywa z „tańszym zarządcą”, bo porównuje stawkę bez zakresu. Cennik ma to rozbroić. Podziel usługi na trzy grupy i napisz to wprost w ofercie i na stronie:

1. W stawce: administrowanie, księgowość wspólnoty, obsługa zebrań, nadzór nad przeglądami i serwisami, windykacja polubowna, dostęp do kartoteki online, reakcja na zgłoszenia w określonym czasie.
2. Według cennika dodatkowego: przygotowanie i rozliczenie remontu powyżej określonej kwoty, obsługa kredytu wspólnoty, windykacja sądowa, dodatkowe zebrania, sprawozdania na żądanie, obsługa dotacji.
3. Koszty wspólnoty, nie zarządcy: przeglądy, serwisy, sprzątanie, ochrona, media. Warto to napisać, bo zarząd często myśli, że „stawka za zarządzanie” pokrywa też sprzątanie i konserwatora.

Taki podział pozwala pokazać wspólnocie, że oferta za 0,60 zł bez księgowości i z limitem zgłoszeń kosztuje po roku więcej niż Twoja za 0,95 zł z pełnym zakresem.

Krok 3: trzy stawki zamiast jednej

Jedna liczba zmusza zarząd do wyboru „tak albo nie”. Trzy zakresy zmuszają do wyboru „który”. Sprawdza się układ: podstawowy (administrowanie plus księgowość, bez obsługi technicznej, dla małych wspólnot z aktywnym zarządem), standardowy (pełny zakres, czas reakcji na zgłoszenie, kartoteka online, najczęściej wybierany) i rozszerzony (plus konserwator w stawce, dyżur awaryjny, obchody co tydzień, dla dużych osiedli). Stawki podaj za m² i, dla orientacji zarządu, przykładowy koszt miesięczny dla budynku o typowej wielkości, bo „0,95 zł/m²” mówi mniej niż „około 4 750 zł miesięcznie dla budynku 5 000 m², czyli niecałe 60 zł na lokal”.

Krok 4: kiedy stawka jest za niska i jak ją podnieść

Sygnały, że dokładasz do budynku: administrator spędza w nim więcej godzin niż zaplanowano, liczba zgłoszeń rośnie z roku na rok, w budynku toczy się remont albo spór, a stawka nie zmieniała się od kilku lat mimo wzrostu płac. Podwyżka u istniejącej wspólnoty przechodzi, gdy przychodzi z liczbami: ile zgłoszeń obsłużyliście w roku, ile przeglądów skoordynowaliście, ile odzyskaliście windykacją, ile wzrosły koszty pracy. Zarząd łatwiej głosuje za podwyżką o 15 groszy na m², gdy widzi, że to kilka złotych miesięcznie na lokal, i wie, co za to dostaje. Zasada z wycen w innych usługach jest ta sama: podwyżkę komunikuj przed zebraniem rocznym, z wyprzedzeniem, z wyliczeniem na lokal.

Krok 5: cennik na stronie, nie tylko w ofercie

Zarząd, który szuka zarządcy, trafia na trzy, cztery strony i dzwoni do tej, na której znalazł cenę. Większość firm zarządzających ceny ukrywa („wycena indywidualna”), więc podstrona z cennikiem „od” i trzema zakresami wygrywa pierwszą stronę Google na frazy „cennik zarządzania wspólnotą” z miastem i daje zapytania od zarządów, które już wiedzą, czego się spodziewać. Obok cennika: FAQ (co jest w stawce, jak wygląda przejęcie wspólnoty od poprzedniego zarządcy, w jakim czasie reagujecie), trzy opinie od zarządów z nazwą osiedla i formularz z trzema polami: liczba lokali, powierzchnia, miasto. Jak zarządy szukają zarządcy i na jakie frazy, opisaliśmy w tekście o marketingu firmy zarządzającej nieruchomościami.

Przykład liczenia (uproszczony, do podstawienia własnych liczb)

Budynek 5 000 m², 80 lokali, starszy, kilkanaście zgłoszeń miesięcznie. Administrator: 20 godzin miesięcznie. Księgowość: 10 godzin. Koordynacja techniczna: 6 godzin. Koszty stałe firmy przypadające na budynek: według Twojego podziału. Rezerwa: kilka procent. Sumę godzin pomnóż przez pełny koszt godziny w Twojej firmie, dodaj koszty stałe i rezerwę, podziel przez 5 000 m². Jeśli wychodzi np. 0,80 zł kosztu, stawka 0,95 zł daje marżę, 0,65 zł oznacza dokładanie. To samo liczenie dla nowego budynku z trzema zgłoszeniami miesięcznie da zupełnie inny wynik, i to jest argument za tym, żeby cennik miał zakresy i „od”, a nie jedną stawkę dla wszystkich.

Pytania, które dostajemy najczęściej

Ile kosztuje zarządzanie wspólnotą mieszkaniową? Orientacyjnie od kilkudziesięciu groszy do około dwóch złotych za m² powierzchni lokali miesięcznie, zależnie od miasta, wielkości budynku i zakresu (czy w stawce jest księgowość i obsługa techniczna). Dla budynku 5 000 m² to zwykle kilka tysięcy złotych miesięcznie, czyli kilkadziesiąt złotych na lokal.

Co powinno być w stawce za zarządzanie, a co osobno? W stawce: administrowanie, księgowość wspólnoty, zebrania, nadzór nad przeglądami i serwisami, windykacja polubowna, kartoteka online. Osobno według cennika: obsługa remontów powyżej ustalonej kwoty, kredyt wspólnoty, windykacja sądowa, dodatkowe zebrania. Przeglądy, serwisy, sprzątanie i media to koszty wspólnoty, nie zarządcy.

Jak podnieść stawkę istniejącej wspólnocie? Z liczbami i przed zebraniem rocznym: liczba zgłoszeń, przeglądów, odzyskanych należności, wzrost kosztów pracy, przeliczenie podwyżki na lokal miesięcznie. Podwyżka o kilkanaście groszy na m² to zwykle kilka złotych na lokal.

Czy publikować cennik zarządzania na stronie? Tak. Większość firm podaje „wycenę indywidualną”, więc strona z cennikiem „od” i trzema zakresami wygrywa w Google na frazy „cennik zarządzania wspólnotą” z miastem i przyciąga zarządy, które wiedzą, czego się spodziewać.