Oferta na sprzątanie klatek schodowych: wzór, który zarządca obroni na zebraniu wspólnoty

Kto naprawdę czyta Twoją ofertę

Zarządca wybiera, ale nie decyduje sam. Zarząd wspólnoty zatwierdza, a czasem głosują mieszkańcy. Twoja oferta musi więc przeżyć zebranie, na którym nie będzie Cię w pokoju. Każdy punkt poniżej odpowiada na pytanie, które padnie na tym zebraniu.

Układ oferty, który stosuję

1. Strona tytułowa: dla kogo, od kogo, do kiedy ważna

Nazwa wspólnoty, adres, liczba klatek i kondygnacji, data, ważność 30 dni, Twoje logo, telefon i nazwisko osoby odpowiedzialnej. Zarządca ma w teczce dziesięć ofert; Twoja ma być rozpoznawalna po okładce.

2. Co usłyszałem na wizji lokalnej (pół strony)

Trzy, cztery zdania: „Osiedle 4 klatki po 6 kondygnacji, winda w każdej, garaż podziemny 1 200 m², posadzka gres, problemy zgłaszane przez zarządcę: zalegające ulotki, brudne lustra w windach, nieodśnieżony podjazd zimą 2025/26.” To zdanie mówi zarządcy, że słuchałeś, i mówi zarządowi, że firma była na miejscu.

3. Zakres prac: codziennie / tygodniowo / miesięcznie / sezonowo

Tabela, nie prozą. Ta sama, która potem wisi na klatce jako harmonogram. Osobno: tereny zewnętrzne, garaż, odśnieżanie (z zasadą: kiedy wyjeżdżamy, w ile godzin od opadu, co z solą).

4. Jak kontrolujemy jakość

Karta kontroli w każdej klatce z podpisem i godziną, kontrola brygadzisty raz w tygodniu, raport miesięczny ze zdjęciami dla zarządcy, numer telefonu do zgłoszeń z czasem reakcji do 4 godzin w dni robocze. Ten punkt wygrywa więcej przetargów niż cena, bo odpowiada na lęk zarządcy: „czy będę miał z nimi spokój”.

5. Kto będzie sprzątał

Liczba osób przypisanych do osiedla, forma zatrudnienia, zastępstwa, czy ekipa jest stała. Zarząd pyta o to zawsze.

6. Ubezpieczenie i dokumenty

Polisa OC z sumą (300 000 zł u nas), wpis do rejestru, referencje z dwóch podobnych osiedli z numerem telefonu do zarządcy, który zgodził się odebrać.

7. Cena z rozbiciem

Klatki schodowe: X zł/mies. Tereny zewnętrzne: Y zł/mies. Garaż: Z zł/mies. Odśnieżanie: ryczałt sezonowy lub stawka za wyjazd. Mycie okien na klatkach: cena za cykl. Jedna kwota łączna na końcu, netto i brutto. Rozbicie pozwala zarządowi negocjować zakres zamiast ceny, co jest w Twoim interesie.

8. Warunki

Okres umowy, wypowiedzenie (3 miesiące to standard), waloryzacja o wskaźnik GUS, termin płatności, od kiedy możecie zacząć, okres próbny 3 miesiące jako gest.

Trzy błędy, które widzę w ofertach konkurencji

1. Cena bez zakresu. „Sprzątanie osiedla: 4 200 zł”. Zarządca nie wie, czy w tym jest garaż, i wybierze tańszą ofertę, w której też nie wie.
2. Brak nazwiska. Oferta podpisana „Dział Handlowy”. Zarząd chce wiedzieć, do kogo zadzwoni w sobotę.
3. Dwadzieścia stron. Oferta ma mieć 4–6 stron. Reszta to załączniki, których nikt nie otworzy.

Test przed wysłaniem: czy zarządca, czytając Twoją ofertę na głos na zebraniu, będzie brzmiał kompetentnie? Jeśli nie, oferta nie jest gotowa.